Les e-mails : comment ça marche ?

Configurer et utiliser un compte de messagerie électronique peut paraître simple. Mais que ce cache-t-il derrière tout cela ? Utilisez-vous correctement votre messagerie ? Pour vous aider à répondre à toutes ces questions, voici le premier d'une série d'articles consacrés au courrier électronique.

Les protocoles POP3, IMAP et SMTP

Si le service de messagerie se scinde en réalité en 3 services appelés protocoles. C'est en fait assez simple à comprendre, un service permet de recevoir des messages et un autre permet d'en envoyer. Cela fait deux et non trois protocoles me direz-vous C'est parce qu'il existe deux protocoles différents pour la réception des messages (POP3 et IMAP), et un protocole pour l'envoi des messages (SMTP). La plupart des utilisateurs n'ont aucune idée des différences entre les protocoles de réception POP3 et IMAP et ne savent bien souvent même pas dire lequel des deux ils utilisent C'est votre cas ? Alors lisez la suite

Le protocole SMTP

Le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, traduisez " Protocole Simple de Transfert de Courrier") est le protocole standard permettant de transférer le courrier d'un serveur à un autre en connexion point à point. On parle de courrier sortant.

Pour bien configurer votre compte de messagerie sur votre logiciel préféré (Outlook, Thunderbird, etc.) il faut donc bien spécifier quel est le serveur chargé d'envoyer les messages. La connexion au serveur SMTP peut nécessiter une identification par nom d'utilisateur et mot de passe. Dans la plupart des cas le nom d'utilisateur et le mot de passe sont identiques à ceux qui sont utilisés pour la connexion au serveur de courrier entrant.

Le protocole POP3

Le protocole POP ou POP3 (Post Office Protocol que l'on peut traduire par " protocole de bureau de poste" ) permet comme son nom l'indique d'aller récupérer son courrier sur un serveur distant (le serveur POP). On parle alors de courrier entrant.

C'est sans doute le protocole le plus simple à utiliser. Son fonctionnement est en tout point identique à votre bonne vieille boite au lettre en métal. Le courrier est déposé dans votre boite aux lettres (votre compte mail) par le facteur (le serveur SMTP) et y reste tant que personne ne vient ouvrir la boite (tant que personne ne se connecte au compte). Pour relever le courrier vous devez utiliser une clé (un nom d'utilisateur et un mot de passe). Bien entendu, pour relever votre courrier vous devez avant tout savoir où se trouve votre boite aux lettres (connaître le nom du serveur POP3). Une fois le courrier relevé, la boite aux lettres (le compte mail) est vide et le courrier se retrouve sur votre bureau (dans votre ordinateur).

Si vous avez bien suivi, vous avez compris que votre compte mail distant (sur le serveur) est vidé une fois que le courrier a été transféré sur votre ordinateur. Cela présente l'avantage de pouvoir lire le courrier déjà relevé hors connexion (sans connexion à Internet). Cependant, une autre personne souhaitant lire aussi le courrier, trouvera après votre passage une boite vide Cela pose donc un problème en cas de travail collaboratif. Pour pallier ce problème, une astuce consiste à laisser une copie des messages sur le serveur un nombre de jours suffisant pour que tous les collaborateurs puissent relever le courrier. Reste qu un collaborateur n'aura aucun moyen de savoir si un autre collaborateur a relevé les messages et s'il y a répondu. Enfin, si votre disque dur tombe en panne et que vous n'avez pas fait de sauvegardes de vos messages sur un autre disque, vos messages seront définitivement perdus.

En conclusion, si vous n'êtes pas un adepte des sauvegardes et que de surcroît plusieurs appareils (par exemple deux PC, une tablette et un smartphone) doivent relever le courrier, nous vous déconseillons le protocole POP3.

Le protocole IMAP

Le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) est un protocole alternatif au protocole POP3 mais offrant beaucoup plus de possibilités. C'est le protocole adapté pour un usage professionnel et/ou collaboratif.

La grande différence de l'IMAP par rapport au POP3, réside dans la manière de relever et de stocker les messages. D'abord, le client de messagerie ne relève pas les messages dans leur intégralité. Il ne relève que les entêtes, c'est-à-dire l'objet, le nom de l'expéditeur, la date et quelques autres caractéristiques permettant d'avoir des informations sur le message (s'il a été lu, si une réponse a été donnée, s'il a été transféré, etc.). Cela accélère considérablement la relève des messages qui ne sont entièrement téléchargés que lorsque vous souhaitez en lire le contenu complet. Ensuite, les messages restent stockés sur le serveur distant. Aucune sauvegarde n'est donc nécessaire puisque en cas de problème, il suffit de reconfigurer le compte sur un nouvel ordinateur pour retrouver tout le courrier, y compris les messages envoyés, la corbeille et autres dossiers personnalisés.

Si ce protocole est plus adapté pour une utilisation professionnelel, il est aussi un peu plus complexe à mettre en œuvre. En effet, il s'avère notamment nécessaire que tous les clients de messagerie utilisent les mêmes dossiers spéciaux (corbeille, courrier indésirable, éléments envoyés, etc.) afin que la synchronisation soit parfaite entre tous les postes de travail. Cela se complique quand les clients de messagerie sont différents (par exemple, un poste qui utilise Microsoft Outlook et un autre qui utilise Mozilla Thunderbird). Certains logiciels, comme Outlook (pour ne pas le dénoncer), n'utilisent pas les dossiers spéciaux standards et créent leurs propres dossiers. En clair, si vous utilisez un dossier nommé "Sent" pour y placer le courrier envoyé, Outlook s'en fichera complètement et créera son dossier nommé"Courrier envoyé" .

En conclusion, si vous êtes un professionnel ou si tout simplement vous utilisez plusieurs appareils pour relever votre courrier, nous vous conseillons l'utilisation du protocole IMAP. Cependant la synchronisation des comptes IMAP devient souvent un vrai casse-tête et nous vous conseillons de faire appel un professionnel compétent pour bien régler vos logiciels de messagerie.

N'hésitez pas à utiliser les commentaires si vous avez des questions ou besoin de précisions.

Suite : " Spam et courrier indésirable"